Teletrabajo: 12 consejos para ser productivos

¿Ya te has peleado con tu vecina por el último paquete de papel higiénico? Desde que la pasada semana el Gobierno de España compareció para dar luz verde al confinamiento por motivo del coronavirus, muchas empresas han adoptado el teletrabajo.

Así, este método ha sido instaurado en casi todo el planeta. Mientras que en España se trata de algo novedoso, en otros países europeos, el remote working es algo normal.

Según datos de Eurostat, en Países Bajos el 14% de los trabajadores ejercen desde casa. En Finlandia, lo hace el 13,3%. Y, en Austria, el 10%. Sin embargo, en España sólo teletrabaja el 4,3%. Vamos un punto por debajo de la media europea, que se consolida en un 5,1%.

 

¿Teletrabajo = ineficiencia?

Pero los trabajadores que gozan de esta suerte se enfrentan a un nuevo reto profesional. Para la vasta mayoría, se trata de la primera vez que se adecuan al teletrabajo, que sumado al aislamiento, se puede pensar que la productividad disminuirá considerablemente. ¡Pero no! Si quieres seguir con tu ritmo laboral y dar lo mejor de ti, debes adaptarte. Por ello, hoy te comentamos una serie de recomendaciones, simples pero efectivas, para ayudarte a exprimir tu tiempo al máximo.

Con este artículo, queremos desterrar esa idea de ineficiencia tan asociada a trabajar en remoto. Trabajar desde casa no implica “no hacer nada”. Lo que sí es cierto, es que la falta de supervisión y presión que te da una oficina, se suma a las infinitas posibles distracciones que te ofrece tu hogar. Por esto, el esfuerzo del trabajador será lo que haga que funcione.

 

En conclusión, en España no estamos acostumbrados al teletrabajo. Así que, para ayudarte a ser más productivo, cada uno de nuestros Armadill@s te dará un consejo.

1. Monta tu propia oficina

Si queremos alcanzar la productividad de nuestro lugar habitual de trabajo (id est, la oficina), debemos prepararlo todo para que sea lo

más parecido posible. Teletrabajo no significa trabajar en pijama desde la cama (aunque muchos lo hagan). Decidir cuál y organizar cómo será tu espacio de trabajo es importante. Este debería ser limpio, amplio, con buena luz (¡y que tenga enchufes!), es todo un reto.

“Si usamos el mismo lugar de la casa para trabajar, ver series, comer y también dormir, al final no se acabamos de desconectar y te sientes atrapado. Creo que lo mejor es diferenciar un lugar específico donde trabajar, que sea siempre el mismo y lo más lejos posible de las distracciones (y en mi caso, lejos de la nevera 😜). El teletrabajo requiere de disciplina, que no siempre es fácil de conseguir. Por eso lo mejor es ayudarnos con un espacio de trabajo limpio, luminoso, organizado, que te active el interruptor mental asociándolo a la jornada laboral.”

 

 

2. Establece horarios

Una de las habilidades más fundamentales para un trabajador es saber manejar el tiempo. Al menos, si queremos ser productivos. Las tareas deben tener unas horas de trabajo estimadas, con una hora de inicio y una de fin. Si respetamos estos horarios, la motivación aumentará. Además, suponen una medida de nuestra eficiencia, pudiendo retarnos a nosotros mismos.

“Siempre es importante tener presente que el tiempo es uno de los bienes más preciados que tenemos. Y el saber manejarlo y tenerlo presente te va a hacer la vida más fácil y plena tanto dentro como fuera del trabajo. Yo tengo una tabla que me motiva y me da un poco de miedo a la vez. Me recuerda el poquito tiempo que tenemos, y de que hay que aprovecharlo al máximo.”

 

 

3. Dile adiós al pijama

¡Activa tus interruptores emocionales! Algunos de nosotros contamos con unos pequeños interruptores en nuestro cerebro que se activan cuando hacemos cierta actividad rutinaria. Por ejemplo, levantarte, ducharte, vestirte. Es lo que hacías antes de trabajar desde casa, ¿no? Pequeños gestos como este, hacer deporte 20 minutos, o hacer la cama, activan nuestra mente.

“Aunque es bueno sentirte como en casa en el trabajo, no quieres sentirte que estás en el trabajo cuando estás en casa. Mantener las costumbres que tienes cada mañana antes de ir a trabajar te ayudan a centrarte en lo que importa en cada momento. Tanto para concentrarte en trabajar, como para desconectar cuando terminas de hacerlo. Así que vístete, ordena la habitación, o haz yoga. Cualquier rutina matinal que te distancie de una mañana de domingo.”

4. Planificación, es la clave

La planificación de trabajo es algo imprescindible en un trabajador de oficina. Muchas veces trabajarás solo, y dependerá sólo de ti el tiempo que tomes. Pero también, cuando trabajes en grupo, deberás cumplir ciertos timelines. Organizar tus tareas en una lista, con fechas de entrega y progreso es primordial. Si empezamos el día sin objetivos claros, lo más probable es que no prioricemos y pasen los días sin llegan a ver resultados concretos.

“Si bien es cierto que la lista de tareas pendientes me crea preocupación y angustia, creo que una buena planificación será la estrategia a seguir. Como me dijo una vez un compañero: ataca dos de tus tareas pendientes y quítalas de la lista. Marcando como completadas una tras otra, estoy convencido de que me generará aún más motivación para abordar las siguientes.”

 

5. «Imagina que estás en la oficina»

Engaña a tu mente, es más fácil de lo que parece. Nuestro hogar hace que el cerebro cree asociaciones. Si estás en la cocina, te plantearás más frecuentemente abrir la nevera. O el salón, que te incita a tumbarte en el sofá. Hay que hacer un esfuerzo por separar dentro de nuestra mente las labores o actividades de casa de aquellas que son del espacio laboral.

“Olvídate de que estás en la tranquilidad de tu hogar. Tienes que ignorar las rutinas normales de casa. Para esto lo mejor es marcarse una rutina y seguirla, dejando las otras tareas que tengas que hacer para cuando termines el horario laboral. A fin de cuentas y ahora más que nunca, hay tiempo para todo.”

 

6. Comer es necesario, pero no te pases!

No, no y no. No caigas en el vicio de levantarte continuamente a revisar tu despensa. Picotear o comer cualquier cosa delante del ordenador te distrae, y mucho. Tu cuerpo y mente necesitan que los cuides tan bien como puedas. Si normalmente sigues una dieta durante la semana, que ahora estés en casa no significa que eso deba cambiar.

“Mi consejo es que organices tus pausas. Cada tres horas, por ejemplo, tómate 15 minutos. Aprovéchalos para espabilarte con un café, o echar mano a una manzana. Además, si siempre sigues el mismo horario de comidas, tu metabolismo mejorará y tu mente asociará esas horas a la comida. Así podrás centrarte más en los intervalos de trabajo.”

 

 

7. Haz pausas del teletrabajo y desconecta

Cada cierto tiempo en la jornada, es necesario hacer una pausa (un break, para los modernos). Para pasar mejor de una tarea a otra, es bueno desconectar unos instantes. No tanto en medio de una tarea, sino cuando la acabes. Lo importante de las pausas desconectar realmente, de lo contrario no son pausas. En el trabajo siempre hay alguien que te invita un café o a bajar a por comida, pero en casa estás sólo tú, así que eres el responsable de tus pausas.

“Existen técnicas de organización de trabajo y descanso que te pueden venir bien como la técnica Pomodoro. Es sencilla pero efectiva. Se utiliza un temporizador para dividir el tiempo en intervalos, llamados pomodoros, de 25 minutos de actividad. Se deben alternar con otros de 5 minutos de descanso. Y cada cuatro pomodoros, un descanso mayor. Otra opción, es simplemente marcándote en tu calendario algún descanso para darte una vuelta por la casa. O merendar algo de fruta… lo que sea. ¡Pero desconecta! ¡No te quedes delante de la pantalla!”

 

8. Mantente conectado

En la oficina, siempre puedes hacerle un guiño a tu compañero, o tirarle de los auriculares si necesitas algo. Pero cuando teletrabajas, dependemos puramente de redes de mensajería. Por ejemplo, en Armadillo Amarillo usamos Slack para dudas puntuales y una plataforma de videoconferencia para las reuniones de equipo. Teletrabajar no significa aislarse, todo lo contrario:

“Ahora más que nunca… #alwaysconnected! Vivir desconectados los unos de los otros, aunque sea físicamente, no debería tener un impacto tan grande como para no poder seguir con nuestra tarea diaria. Nosotros utilizamos reuniones diarias todas las mañanas, con todo el equipo con independencia del área al que pertenezcan. Y para gestionar nuestros perfiles de outsourcing. El objetivo no es sólo el de vernos todos, sino de sincronizar tareas, revisar bloqueos… Y en definitiva, poner en común el trabajo de todos de forma diaria. Y es que esto no sólo permite hacer seguimiento diario de las tareas a realizar. Nos da la posibilidad, de alguna forma, de reducir la lejanía física en la que nos encontramos y estar en contacto diario.”

 

 

9. Evita las distracciones

Una de las grandes pegas ante el teletrabajo es la mayor probabilidad de distraerse. Televisión, móvil, la nevera… Y ahora más que nunca, ¡las redes sociales! Desde que el Coronavirus se pasó de ser un tema con el que la gente se reía a ser el causante del confinamiento nacional, parece imposible alejare de las redes.

“Y he ahí donde reside mi consejo. Para evitar notificaciones y revisar cada dos minutos tus cuentas, recomiendo usar dos navegadores cuando utilices el ordenador para trabajar. En uno, ten todas tus contraseñas y, en el otro, no. Así podrás trabajar desde el que no tenga guardadas tus contraseñas, y conseguir no distraerte de tu trabajo. ¡Hay tiempo para todo!”

 

10. No te olvides del deporte

El deporte siempre sienta bien. No solo al cuerpo, sino a la mente. En nuestro camino a la oficina, inevitablemente, nos movemos un poco. Aunque sea para ir hasta la estación de autobús más cercana a tu portal. Pero en situación de teletrabajo, hay que buscar alternativas y no dejar de mover el cuerpo. Lo bueno es que hoy internet está llena de videos y tutoriales para hacer algo de deporte dentro de casa, desde rutinas de 5 minutos hasta de media hora. Sólo tienes que escoger cuál te va mejor 🤸‍♂️

“Cuando trabajas desde casa puntualmente es importante marcarte horarios y rutinas para ser productivo. Si el teletrabajo se mantiene en el tiempo (y más aún si no puedes salir de casa) es importante que te mantengas activo. Si puedes, haz deporte, yoga, pilates, juega con tu mascota, ¡o sencillamente camina por la casa!”

 

11. ¿Qué hacer con los peques?

¿Tienes hijos o niños en casa? Paciencia, sabemos que es difícil. Incluso, una conciliación obligada. Como es evidente, tienes que atenderlos y comprender que ellos, al igual que tú, quieren salir de casa. Es normal que quieran divertirse, saltar y jugar. Pero que no te frenen en tu jornada laboral, es importante marcarse prioridades en cada momento.

“Hay que aprovechar al 100% el tiempo que dedicas a trabajar. Si tienes hijos, en cualquier momento te interrumpirán, llorarán o se pegarán entre ellos. Nunca sabes cuándo podrás tener media hora seguida de calma. Así que hay que aprender a retomar una y otra vez lo que estés haciendo sin perder el foco en tu tarea ni la paciencia. Ellos no entienden la situación y solo quieren jugar contigo todo el tiempo. Habrá ocasiones en las que no quede más remedio que atenderles. Tampoco pasa nada, se puede recuperar cuando se van a la cama. La flexibilidad y la paciencia son tus aliadas estos días. No desesperes.”

 

 

12. Alarmas y apps para organizarte

Planificación, organización, recordatorios. Sí, ¡pero sin abusar! Cuando tienes demasiadas herramientas de gestión y orden, sea personal o grupal, pierdes tiempo. Y más en el teletrabajo.  Tener que revisar mil sitios al día distrae tu mente de la tarea principal. Céntrate sólo en aquellas apps o plataformas que te aporten, realmente, un valor positivo en tu día. Ahora, con las TIC, hay de todo. Y si encuentras alguna herramienta que te permita gestionar muchos tipos de cosas al mismo tiempo, pues genial.

“Aunque te puedan aconsejar una herramienta de gestión de tareas, creo que siempre hay que personalizar las herramientas. A fin de cuentas, a cada persona le funciona una cosa diferente. Yo, particularmente, uso mucho Google Calendar. Tanto para reuniones puntuales, como entrevistas, como para tareas periódicas. Me es muy útil porque de un vistazo veo todo lo que tengo programado. Y, además, me va avisando en cada tarea/evento concreto. Intento usar cada vez menos el papel, aunque para anotaciones puntuales, ¡no viene mal! Y a ti, ¿qué herramientas te facilitan el teletrabajo?”

 

En conclusión, hay que adaptarse. Si queremos dar lo mejor de nosotros en esta situación causada por el COVID-19, no queda otra.

Resumiendo lo que cuentan los distintos Armadill@s, hay tres puntos principales. Primero, planificación: elabora una lista con las tareas que debas completar, y conforme las hagas, táchalas. Segundo, planifica las horas que debas dedicar a cada cosa, y organiza descansos para desconectar cada cierto tiempo. Ya sea para picar algo o para moverte un poco por la casa. Por último, cuenta con herramientas de gestión y comunicación útiles para ti y tu empresa (agendas, mesajería, un buen ERP…). Recuerda que en estos días de teletrabajo, es la única manera de decirle a tu compañero que necesitas que acabe aquella parte del trabajo.

Queremos dar ánimos a toda la población española. Y las gracias a todos los que trabajan sin pausa para que nuestro país se siga moviendo, desde casa o desde sitios menos cómodos.

Así que cuídate mucho, lávate las manos, y recuerda, #quédateencasa.