¿Cómo elegir el mejor software de gestión empresarial?
Una vez ya ha sido constituida una empresa, es probable que se realicen diaria o semanalmente procesos repetitivos que se podrían llevar a cabo de forma más rápida o incluso automática. En ese momento, es hora de pensar en seleccionar una herramienta que ayude en esas labores, por ejemplo, eligiendo el mejor software gestión empresarial que optimice la forma de trabajar.
Para ello, hay que hacer un análisis de las funcionalidades imprescindibles que tiene que incorporar, así cómo de las peticiones y solicitudes que quiere cubrir la compañía que desea este desarrollo de software.
Las necesidades empresariales pueden variar mucho en función de la marca. Por ello, es importante saber si los procesos que se quieren automatizar están dirigidos al exterior y a la relación de sus clientes, como los leads o los negocios, en cuyo caso lo ideal sería decantarse por un CRM. O si lo que se pretende optimizar son tareas corporativas internas, como RRHH o gestión de empleados, apostando por un ERP.
- Puntos claves para escoger el mejor software de gestión empresarial
- ¿Qué necesidades se quieren cubrir con el software gestión empresarial?
Puntos claves para escoger el mejor software de gestión empresarial
Son muchos los factores que se tienen que tener en cuenta para seleccionar una herramienta que agilice los procesos cotidianos. Por ello, hay que pensar en las actividades más importantes de la compañía y buscar un medio que las optimice con creces.
Recomendamos que el apoyo tecnológico a elegir se centre en la actividad base de una organización, sus puntos débiles y aquellos que ya funcionan bien pero que podrían hacerlo mejor.
Para definir la plataforma en líneas generales viene bien tomar en cuenta varias características:
Integración con otros sistemas
En el caso de contar con un CRM o algún otro sistema para control de pedidos, tienda web, etc. es vital tener en cuenta que la posibilidad de poder integrar esos sistemas entre sí o con el nuevo software de control, por ejemplo, un ERP. Lo que permitirá tener los datos conectados y la sincronización de ambas plataformas.
De esta manera, si se desea apostar por el mejor software de gestión empresarial, ha de ser uno que permita su conexión con otras plataformas. En el caso de tener dudas de si tiene esa capacidad o no, siempre se puede recurrir a un experto que oriente. Ya que en ocasiones se pueden tratar de aplicaciones cerradas por proveedores en forma de productos cuyos sistemas son difíciles de “abrir” a otros programas.
Número de empleados y la relación entre sus tareas
Para tener alineadas las tareas de los miembros de un mismo departamento, es recomendable el uso de un ERP, ya que permite vincular sus tareas y que todos compartan la misma información. Con ello se evita la duplicidad de tareas y se obliga a la empresa y empleados a seguir un procedimiento.
Además, centralizaría toda la información de las labores realizadas, permitiendo en un futuro tener control absoluto y conocimiento de todas las operaciones llevadas a cabo.
No todos hacemos lo mismo dentro de una empresa y por lo tanto, tampoco haremos lo mismo en la plataforma de gestión empresarial. Al buscar este tipo de softwares, es muy útil tomar en cuenta plataformas que permitan crear usuarios con diferentes roles y con accesos limitados a ciertas áreas o módulos.
Control financiero
La gestión financiera es un aspecto básico. Cualquier sistema que se quiera utilizar para la gestión de empresas, deberá contar con un apartado donde llevar el control analítico de la contabilidad. Este debe permitir a los usuarios estar al tanto de actividades en las que se invierte, el gasto de las mismas o la entrada de bienes financieros.
Por ejemplo, unir un ERP o intranet corporativa a un CRM en una misma herramienta puede proporcionar un sin fin de beneficios. Indicando los departamentos y acciones donde se invierten los recursos económicos, a través de qué canales y por qué medios entran los ingresos. Todos los datos quedan registrados, permitiendo en un futuro el análisis de los mismos.
Usabilidad para el mejor software de gestión empresarial
Al seleccionar un ERP o CRM este debe ser funcional y práctico. Su utilización ha de presentarse de forma sencilla e intuitiva para que varios usuarios puedan utilizarlo de rápidamente. Así mismo, es conveniente que esté adaptado a cualquier tarea de la compañía para que diversos empleados puedan utilizarla al incorporar los elementos que necesitan.
La nube
El uso de la nube es esencial para elegir el mejor software de gestión empresarial, ya que proporciona comodidad, ahorrando costes, licencias innecesarias y el alojamiento en servidores.
Toda la información quedará almacenada de forma virtual, protegiendo los datos, facilitando el intercambio de información y aportando flexibilidad.
¿Qué necesidades se quieren cubrir ?
Como hemos indicado, por un lado, si se desea automatizar la administración de las relaciones con el cliente, un CRM es la opción indicada. Correos electrónicos, llamadas, seguimiento, negocios, etc. Un conjunto de oportunidades para controlar todos los leads de una marca.
Por otro lado, si lo que se desea es organizar la actividad empresarial interna, los ERP son sistemas de planificación de recursos que agilizan este tipo de tareas. Por ejemplo, una intranet corporativa que automatice la entrega de nóminas, el sistema de fichar, los gatos empresariales o documentos confidenciales.
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